由于美國國家環(huán)保局工作郵箱的內(nèi)容過多，其中有些郵箱里有上百萬封郵件，導(dǎo)致其向Office 365過渡面臨障礙。
該局官員是在和Lockheed Martin以及微軟合作，把25，000名員工的郵箱轉(zhuǎn)到微軟政府Office 365的過程中發(fā)現(xiàn)這一問題的。
Lockheed Martin的環(huán)境服務(wù)總監(jiān)Lynn Singleton表示，“美國國家環(huán)保局希望盡快完成轉(zhuǎn)移計劃，但我不確定他們了解這其中的工作量有多大。”
2012年9月，Lockheed Martin正式啟動這項工作，按美國國家環(huán)保局的要求，2013年初要完成主要的轉(zhuǎn)移工作。Singleton表示，轉(zhuǎn)移工作已于2013年2月的總統(tǒng)日假期完成了。該局使用Office 365后，未來四年合同期內(nèi)將有望節(jié)約1200萬美元。
美國國家環(huán)保局為轉(zhuǎn)移工作做了很多前期準(zhǔn)備，花了很大力氣讓員工們意識到轉(zhuǎn)移工作的重要性，并處理了管理方面的事宜。但讓人意想不到的是，很多超大郵箱的轉(zhuǎn)移非常困難，這讓環(huán)保局和Lockheed Martin都得重新思考如何開展下一步工作。
15年來，美國國家環(huán)保局的員工一直在使用IBM的Lotus Notes企業(yè)郵箱服務(wù)。由于局里對郵箱容量并無限制，因此并不要求對郵件進(jìn)行刪除和存檔。有些郵箱里有上百萬封郵件。Singleton說，總的來說，郵箱里有各種各樣的信息，大約有90TB的數(shù)據(jù)。
最初，美國國家環(huán)保局希望把所有郵箱及所附帶信息一并轉(zhuǎn)移到云上。Singleton說：“但這對吞吐量的要求，僅僅從物理限制層面上看，我們就無法操作。”如果按原計劃，那將有可能出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)滯后問題。并且，項目團(tuán)隊認(rèn)為他們用所選擇的轉(zhuǎn)移工具無法處理這么大數(shù)量的信息。Singleton說，“所以，我們想了各種各樣的辦法來解決這一問題。”
Lockheed Martin團(tuán)隊把郵箱根據(jù)大小分成小型、中型、大型和超大型四類，然后開始清理存檔材料。超大型郵箱大約有700到1200個，因為大附件或其他原因，有些郵箱根本無法轉(zhuǎn)移。因此，團(tuán)隊把超過一年以上的帶有大附件和歷史存檔信息的郵箱統(tǒng)統(tǒng)刪除。
除了郵件，轉(zhuǎn)移工作還涉及與郵件有關(guān)的其他元素，如日歷、空間和資源、群組、郵件和數(shù)據(jù)庫，以及約4500個黑莓手機(jī)的轉(zhuǎn)移。每項內(nèi)容都需要用一個單獨(dú)的轉(zhuǎn)移工具進(jìn)行處理。該團(tuán)隊用的轉(zhuǎn)移工具來自Quest Software，現(xiàn)在該公司已成為戴爾的一部分。
Singleton說：“必須確保日歷一直在更新，這也是個大問題”。轉(zhuǎn)移郵件的群組又讓問題變得更加復(fù)雜，“我們有16，800個群組需要轉(zhuǎn)移。”
Singleton說：“我們進(jìn)行了很多試點(diǎn)。”美國國家環(huán)保局的環(huán)境信息辦公室同意作為試點(diǎn)案例，這也使得Lockheed Martin有機(jī)會把小部分用戶轉(zhuǎn)移到測試環(huán)境中。
為進(jìn)行測試，Lockheed Martin開始了所謂的“差異化轉(zhuǎn)移”，即IT團(tuán)隊把大量郵箱(第一批大約12000個)轉(zhuǎn)移到多用戶云上，只存儲15天的郵件。然后再把剩下的保留了15天郵件的郵箱轉(zhuǎn)移過來，但不開啟服務(wù)。這讓團(tuán)隊在總統(tǒng)日假期完成轉(zhuǎn)移之前有時間檢查郵箱可能出現(xiàn)的問題。
這個辦法減少了需要轉(zhuǎn)移的郵箱的數(shù)量，“而且小批試點(diǎn)也讓大規(guī)模轉(zhuǎn)移工作的結(jié)果比較好預(yù)測，這對我們的成功起了很大作用。”Singleton表示。
對于那些想盡快完成郵件轉(zhuǎn)移的機(jī)構(gòu)來說，Singleton建議，經(jīng)理們要充分意識到實(shí)際的轉(zhuǎn)移過程要比預(yù)想的復(fù)雜得多。不要以為向云計算轉(zhuǎn)移只是一次簡單的商業(yè)投標(biāo)。一定要考慮到，相關(guān)的工作慣例、工程技術(shù)工作和流程等都對成功轉(zhuǎn)移至關(guān)重要。通常來說，機(jī)構(gòu)的經(jīng)理們都沒有意識到轉(zhuǎn)移籌備工作的工作量之大。
譯自：2013年3月8日【美國】GCN網(wǎng)站 編譯：工業(yè)和信息化部國際經(jīng)濟(jì)技術(shù)合作中心 陳蕓蕓
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